Notre client est un acteur réputé du secteur de l’investissement équitable et à impact sociétal. Ils lèvent des fonds importants afin de financer des projets dans des domaines tels que le développement durable, l’accès aux soins de santé pour populations vulnérables, la lutte contre pauvreté et l’exclusion grâce à des programmes éducatifs innovants. Ils financent des projets dans le monde entier mais en particulier en Inde, pays dans lequel ils emploient une équipe d’experts. Pour leur bureau de Bruxelles, ils sont à a recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) pour assister le Président. Il s’agit d’une création de poste.
OBJECTIFS DU POSTE :
Offrir un assistanat professionnel et privé de premier plan au Président. L’assister au niveau de la gestion de son très complexe agenda et de ses boites mail. Assurer la liaison avec les autres Assistantes (basées en Belgique et en Inde) et solliciter leur appui de façon occasionnelle au niveau de certaines tâches.
DESCRIPTION DE POSTE :
- Gestion d’un agenda extrêmement complexe : le Président gère plusieurs activités et projets au sein de sa société. Par ailleurs, il est également Administrateurs de plusieurs sociétés
- Organisation de réunions et de voyages (principalement en Inde)
- Organisation de déjeuners et dîners d’affaire
- Organisation d’événements privés en Belgique, France et Suisse rassemblant jusqu’à 100 participants tels que des investisseurs-philanthropes, des Directeurs Généraux, des activistes climatiques, des chercheurs, des universitaires, etc.)
- Organisation de téléconférences et de visioconférences sur Teams/Zoom et sur d’autres plateformes (ses réunions s’enchaînent toute la journée)
- Gestion de 6 boîtes mail, gestion de certains courriels de façon autonome, escalader les courriels urgents auprès du Président, en supprimer certains, faire le suivi de certains messages, etc.
- Optimiser l’utilisation de ses outils connectés, s’assurer que les problèmes informatiques soient résolus de façon efficiente
- Assurer un support occasionnel en dehors de heures classiques afin de gérer des situations urgentes (annulation de vols durant les weekends et les soirs, etc.)
- Gestion et filtrage des appels entrants ou des demandes de rendez-vous de collaborateurs ou de personnes externes (partenaires, experts, employé(e)s, etc.)
- Être le point de contact pour des interlocuteurs internes et externes
PROFIL :
- Bachelor ou Master de type Office Management ou Langues/Traduction, Sciences commerciales, communication, etc.
- Excellent niveau de français et d’anglais (oral et écrit), la connaissance du néerlandais est un plus
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire et idéalement acquise dans le secteur des services aux entreprises (conseil en stratégie, cabinet d’avocats d’affaires, société de capital-investissement, etc.)
- L’expérience dans la gestion d’agendas et de boites mails multiples est essentielle
- Excellente présentation, excellent relationnel et très bonnes capacités de communication
- Très bonnes compétences sur MS Office, aisance avec les outils digitaux
- Précision, rigueur, dynamisme, grand sens de l’organisation, souci du détail
- Résistance au stress et fiabilité
- Très bonne structure mentale et proactivité (l’agenda du Président est assez chaotique avec de nombreux rendez-vous qui se chevauchent, il doit donc être réorganisé et rationalisé)
- Très bon esprit d’équipe (la personne va travailler avec 2/3 autres Assistant(e)s)
- Diplomatie et discrétion avec un style de communication directe
- Ressource et flexibilité (au niveau du contenu du poste et des horaires – les heures supplémentaires seront récupérées)
OFFRE :
- Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
- Date de commencement : dès que possible !
- Un salaire très compétitif assorti d’un package complet d’avantages extralégaux
- Horaires : 37h30, des dépassements sont à prévoir, 25 jours de congés annuels
- Localisation : la société est localisée au cœur de Bruxelles et est donc très facilement accessible en transport en commun
- L’opportunité de travailler pour une société dont l’objet est d’avoir un impact sociétal et environnemental positif et par là-même de changer le monde !
$ads={1}